Werkwijze

Dynamisch Contracteren en Beheren is een inkooptechniek, waarbij de gemeente, aanbieders en consument elkaar continu vasthouden. Dit is het geval bij de vorming van het toelatingsdocument en het kostprijsonderzoek, maar ook tijdens de looptijd van het contract blijven we actief op zoek naar verbeteringen in de dienstverlening.

1. Interne voorbereiding

Net zoals bij ieder ander inkooptraject werkt een projectteam een plan van aanpak uit en vindt de benodigde voorbereidende besluitvorming plaats. Deze fase is nog puur een interne aangelegenheid, zonder gebruik te maken van de expertise van de markt. De huidige dienstverlening wordt geëvalueerd, nieuwe ideeën worden uitgewerkt en een eerste raming van de mogelijke kosten gemaakt.

2. Externe ontwikkeling

Omdat de aanbieders meer kennis hebben van de gevraagde dienstverlening, en de consumenten meer ervaring in de praktijk hebben dan gemeenten, worden de ideeën getoetst aan de participanten. Daarbij wordt de aanbieders en consumenten gevraagd om met nieuwe innovatieve ideeën te komen, met als doel de dienstverlening middels transformatie te verbeteren c.q. aan te passen aan nieuwe behoefte. Door de stakeholders zeer actief te betrekken in het hele proces, wordt de dienstverlening geen ‘product’ van de gemeenten, maar een gezamenlijk ‘product’. Afhankelijk van de in te kopen dienstverlening wordt binnen de inkooptrajecten samengewerkt met cliëntenraden, vakbonden en overige ketenpartners.

De mate van betrokkenheid die wordt gevraagd van de aanbieders is afhankelijk van het onderwerp van het inkooptraject. Immers, bij dienstverlening waar de gemeenten al veel ervaring mee hebben en welke een lage mate van innovatie en veranderpotentieel heeft, zal de betrokkenheid lager zijn dan bij dienstverlening waarbij een transformatie op inhoud wordt gewenst.

Ook de tarieven worden deels in samenwerking bepaald. Tijdens de bijeenkomst(en) wordt primair aan de aanbieders gevraagd mee te werken aan het kostprijsonderzoek.

Voor trajecten waar de aanbieders niet kunnen of willen meewerken wordt steeds meer gebruik gemaakt van kostprijsonderzoeken en benchmarkmethodieken. Ontwikkeling op dit gebied laat zien dat de kostprijzen tot op een steeds fijnmaziger niveau kunnen worden vastgesteld. Het zal echter nog wel een aantal jaren duren voordat ook elementen zoals overhead eenduidig kunnen worden vastgesteld.

De vastgestelde prijzen en het opgestelde toelatingsdocument worden met de diverse partijen besproken voordat we definitief de markt opgaan. Dit gebeurt in zogeheten Feedbackbijeenkomsten, waarbij gemeenten gemaakte keuzes toelichten aan potentiële aanbieders. Ervaring leert dat dit leidt tot (wederzijds) begrip en minder vragen binnen de inkoopprocedure.

3. Aanmelding

Deze fase verloopt hetzelfde als in een reguliere inkoopprocedure, zoals bijvoorbeeld een openbare aanbesteding. De stukken worden (nationaal) openbaar gepubliceerd en aanbieders worden in de gelegenheid gesteld vragen te stellen.

Uit de reeds doorlopen procedures is gebleken dat het intensieve voortraject in de regel zorgt voor aanzienlijk minder vragen t.o.v. reguliere inkoopprocedures.

De aanmelding zelf vindt plaats op het inkoopplatform van Aanbestedingskalender.nl. Hier is voor gekozen omdat deze organisatie de inkoopmethodiek ook technisch ondersteunt. Doorgaans wordt er gebruik gemaakt van gestandaardiseerde formats om de administratieve lasten daar waar mogelijk laag te houden. Tevens voorziet het platform van Aanbestedingskalender in een dynamische Nota van Inlichtingen, waardoor aanbieders snel en adequaat reacties kunnen ontvangen op door hen en anderen gestelde vragen.

4. Initiële toelating

De aanmelding bestaat vooral uit akkoordverklaringen. Aanbieders stemmen in met de minimale kwaliteitseisen, inhoudelijke eisen aan de dienstverlening, de vastgestelde prijzen, de overeenkomst en overige voorwaarden.

Evenals bij een reguliere aanbesteding is sprake van een bezwaartermijn. Deze bedraagt net als in het aanbestedingsrecht 20 dagen en is onder andere bedoeld om aanbieders in de gelegenheid te stellen om afwijzingen gerechtelijk aan te vechten. Na afronding van het traject wordt de toelating openbaar gepubliceerd.

5. Continue toetreding

Tijdens de uitvoering van de overeenkomst kunnen nieuwe aanbieders zich doorlopend aanmelden. De nieuwe aanmeldingen worden periodiek beoordeeld en eventueel toegevoegd aan de lijst van toegelaten aanbieders. De achtergrond hiervan is tweeledig:

• Aanbieders die bij start van de overeenkomst niet voldoen aan de voorwaarden kunnen op een later tijdstip alsnog toetreden.
• Voor de consument zijn keuzevrijheid en eigen regie erg belangrijk. Aanbieders die worden aangedragen door een consument moeten kunnen toetreden tijdens de looptijd van de overeenkomst.